Automatyzacja hurtowni i dystrybucji B2B

Wykonawca przysyła zestawienie materiałów z projektu albo kosztorysu na kilkaset pozycji. Handlowiec przez pół dnia szuka indeksów, cen i dostępności, zanim wyśle ofertę.

AI rozpoznaje pozycje z zestawienia, dopasowuje indeksy, sprawdza ceny dla klienta i stany. Handlowiec dostaje szkic oferty z oznaczonymi pozycjami, których nie ma w ofercie, i proponowanymi zamiennikami.

Gdy towaru brakuje, handlowiec szuka odpowiednika w katalogu i pamięci. Klient czeka albo zamawia u konkurencji.

System porównuje parametry techniczne i proponuje zamienniki dostępne od ręki, także innych producentów, z ceną i różnicami w parametrach. Handlowiec wybiera, a klient dostaje propozycję w potwierdzeniu zamówienia.

Każdy klient ma swoje warunki: cennik, rabaty grupowe, progi, limit kupiecki. Handlowiec sprawdza je ręcznie, a pomyłka w cenie wychodzi dopiero na fakturze.

Przy każdym zamówieniu system stosuje ceny i rabaty z umowy klienta, sprawdza wykorzystanie limitu kupieckiego i zaległe płatności. Zamówienie ponad limit trafia do akceptacji przed potwierdzeniem.

Klienci dopisują pozycje, zmieniają ilości i pytają o terminy w kolejnych mailach. Zmiany gubią się w wątkach, a do magazynu trafia stara wersja.

AI rozpoznaje, którego zamówienia dotyczy wiadomość i co się zmienia, aktualizuje projekt w ERP i wysyła klientowi nowe potwierdzenie. Gdy termin dostawy od producenta się przesuwa, klient dostaje informację automatycznie.

Faktury wystawia się na koniec dnia albo tygodnia, po zebraniu dokumentów WZ. Sprzedaż częściowa i dostawy bezpośrednio od producenta łatwo pominąć.

Po wydaniu towaru system wystawia fakturę na podstawie WZ i zamówienia, wysyła ją do KSeF w strukturze FA(3) i przekazuje klientowi z numerem KSeF. Faktury odrzucone trafiają do alertu.

Faktury od producentów porównuje się z zamówieniem i przyjęciem ręcznie. Bonusy za obrót i rabaty posprzedażowe liczy się w arkuszu na koniec kwartału, a część z nich przepada.

Faktury kosztowe są pobierane z KSeF i łączone z zamówieniem do producenta i dokumentem PZ. System na bieżąco liczy obroty z każdym producentem i przypomina o progach bonusowych oraz rabatach do rozliczenia.

Przeterminowane faktury widać w raporcie, ale przypomnienia wysyła się nieregularnie. Handlowiec nie wie, że klient ma zaległości, dopóki nie przyjmie kolejnego zamówienia.

Przed terminem i po nim klienci dostają przypomnienia z listą faktur i numerem rachunku. Handlowiec widzi zaległości przy każdym zamówieniu, a po przekroczeniu ustalonego progu sprawa trafia do działu finansów.

Producenci przysyłają cenniki w różnych formatach i terminach. Wprowadzenie zmian cen i nowych indeksów do ERP trwa dni, a przez ten czas sprzedaje się po starych cenach.

Workflow rozpoznaje format cennika, dopasowuje pozycje do kartoteki, pokazuje zmiany cen i nowe produkty, a po akceptacji aktualizuje ERP. Zmiany cen zakupu, które obniżają marżę poniżej progu, są podświetlone.

W branży budowlanej i instalacyjnej sprzedaż zależy od sezonu. Zamówienia do producentów składa się na podstawie doświadczenia, więc jedne pozycje zalegają, a innych brakuje w szczycie.

System analizuje sprzedaż z poprzednich sezonów, bieżące zamówienia i czasy dostaw, ostrzega o pozycjach, których zabraknie, i przygotowuje szkic zamówienia do producenta.

Klienci i inspektorzy nadzoru proszą o karty techniczne, atesty i deklaracje właściwości użytkowych. Pracownik szuka plików na dysku i wysyła je pojedynczo.

Dokumenty są przypisane do indeksów w jednej bazie. Klient dostaje je automatycznie razem z potwierdzeniem zamówienia albo na prośbę w mailu, a system przypomina o dokumentach, które straciły ważność.

Instalatorzy dzwonią z budowy z pytaniem, czy towar jest, ile kosztuje i kiedy przyjedzie. Handlowcy odbierają telefony zamiast przygotowywać oferty.

Voicebot, chatbot albo asystent w WhatsAppie sprawdza w ERP dostępność, cenę dla danego klienta i status zamówienia. Może też przyjąć proste zamówienie i przekazać je handlowcowi do akceptacji.

Handlowiec zauważa, że stały klient przestał kupować, dopiero po kilku miesiącach. Analizy sprzedaży przygotowuje się rzadko i ręcznie.

Co tydzień każdy handlowiec dostaje listę klientów, którzy kupują mniej niż zwykle albo przestali zamawiać wybrane grupy produktów, z historią zamówień i sugestią tematu rozmowy.