Automatyzacja sklepu internetowego i sprzedaży na marketplace’ach

Zamówienia przychodzą ze sklepu, Allegro, Amazona i innych marketplace’ów. Stany aktualizuje się ręcznie albo z opóźnieniem, więc zdarza się sprzedaż towaru, którego już nie ma.

Zamówienia ze wszystkich kanałów trafiają do jednego workflow. Stany magazynowe aktualizują się we wszystkich kanałach po każdej sprzedaży, a zamówienia z nietypowymi uwagami lub brakami od razu trafiają do obsługi.

Część klientów podaje NIP i potrzebuje faktury, większość kupuje jako konsumenci. Obsługa sprawdza każde zamówienie i ręcznie wystawia faktury, także do wcześniejszych paragonów.

Gdy zamówienie ma NIP, system wystawia fakturę w strukturze FA(3), wysyła ją do KSeF i przekazuje klientowi z numerem KSeF. Zamówienia konsumentów dostają dokument zgodny z ustawieniami sklepu, a prośby o fakturę do paragonu obsługuje formularz.

Klient pisze maila, obsługa wysyła instrukcję, etykietę i numer konta do zwrotu. Po przyjęciu paczki ktoś musi pamiętać o przelewie i korekcie faktury.

Klient zgłasza zwrot w formularzu i od razu dostaje etykietę. Po przyjęciu paczki magazyn potwierdza stan towaru, system zleca zwrot pieniędzy, a przy zakupie firmowym wystawia fakturę korygującą w KSeF.

Faktury zakupowe przychodzą osobno od towaru. Porównanie ilości i cen z zamówieniem u dostawcy i przyjęciem na magazyn robi się wyrywkowo.

Faktury kosztowe są pobierane z KSeF i łączone z zamówieniem do dostawcy i dokumentem przyjęcia. Zgodne pozycje przechodzą do płatności, a różnice w ilościach i cenach trafiają do osoby odpowiedzialnej za zakupy.

Nowe produkty czekają na opisy tygodniami. Dane od dostawcy są niepełne, a każdy marketplace i każdy język wymaga osobnej wersji.

AI tworzy opisy na podstawie danych od dostawcy i Twojego stylu, przygotowuje wersje pod marketplace’y i tłumaczenia, a braki w wymaganych informacjach o produkcie, np. danych producenta i ostrzeżeniach, oznacza do uzupełnienia. Opis publikuje się po akceptacji.

Przy każdej promocji trzeba pokazać najniższą cenę z 30 dni przed obniżką. Ceny konkurencji sprawdza się ręcznie, a marżę po zmianie ceny liczy się w arkuszu.

System zapisuje historię cen każdego produktu i automatycznie pokazuje najniższą cenę z 30 dni przy promocji. Monitoruje ceny wybranych konkurentów i proponuje zmiany, ale nie schodzi poniżej ustalonej marży.

O brakach dowiadujesz się, gdy produkt już się sprzedał. Zamówienia do dostawców składa się „na oko”, więc jedne produkty zalegają, a innych brakuje.

Workflow śledzi sprzedaż i czas dostaw od każdego dostawcy, ostrzega o produktach, których zabraknie w najbliższych tygodniach, i przygotowuje szkic zamówienia do akceptacji.

Obsługa odpowiada na te same pytania: gdzie jest paczka, jak zwrócić, który rozmiar wybrać. Wiadomości z weekendu czekają do poniedziałku.

Chatbot na stronie, w Messengerze i WhatsAppie sprawdza status zamówienia, prowadzi przez zwrot i doradza na podstawie opisów produktów i regulaminu. Sprawy nietypowe przekazuje człowiekowi z podsumowaniem rozmowy.

Klienci zostawiają koszyki, a po zakupie nie dostają nic poza potwierdzeniem. Kampanie przygotowuje się ręcznie i rzadko.

Klienci, którzy wyrazili zgodę, dostają przypomnienie o koszyku, instrukcję użycia po dostawie i propozycję uzupełnienia zapasu we właściwym momencie. Treści są dopasowane do tego, co kupili.

O opinie nikt nie prosi, a na recenzje w marketplace’ach odpowiada się z opóźnieniem albo wcale. Negatywna opinia wisi bez odpowiedzi.

Po dostawie klient dostaje prośbę o opinię. AI przygotowuje szkice odpowiedzi na nowe recenzje, a negatywne od razu trafiają do obsługi razem z historią zamówienia.

Etykiety generuje się w kilku panelach przewoźników, a numery przesyłek kopiuje do zamówień. Klienci pytają, gdzie jest paczka.

Po opłaceniu zamówienia system wybiera przewoźnika według wagi, gabarytu i wyboru klienta, generuje etykietę i wpisuje numer do zamówienia. Klient dostaje link do śledzenia, a problemy z doręczeniem trafiają do obsługi.

Wypłaty z bramek płatności i marketplace’ów przychodzą zbiorczo, pomniejszone o prowizje. Dopasowanie ich do zamówień zajmuje księgowości dużo czasu.

Raporty wypłat są automatycznie rozbijane na zamówienia, prowizje i zwroty, a następnie łączone z wyciągiem bankowym. Księgowość dostaje gotowe zestawienie, a sklep widzi realną marżę w każdym kanale.

Przy sprzedaży do konsumentów z innych krajów UE trzeba pilnować progu 10 000 euro, stawek VAT w każdym kraju i kwartalnej deklaracji OSS.

System sumuje sprzedaż do konsumentów w UE, ostrzega przed przekroczeniem progu, stosuje stawkę VAT kraju klienta i co kwartał przygotowuje dane do deklaracji OSS dla księgowości.