Automatyzacja w firmie transportowej i spedycyjnej

Klienci wysyłają zlecenia jako PDF, treść maila albo plik Excela, każdy w innym układzie i często w innym języku. Spedytor przepisuje adresy, daty, wagę i stawkę do TMS.

AI czyta zlecenie z załącznika lub treści maila, wyciąga miejsca załadunku i rozładunku, okna czasowe, rodzaj towaru i stawkę, a następnie zakłada zlecenie w TMS. Brakujące dane oznacza, a spedytor tylko sprawdza i zatwierdza.

Kierowcy wysyłają zdjęcia CMR przez komunikator albo przywożą papiery po kilku dniach. Biuro szuka dokumentów, żeby wystawić fakturę, a klient czeka na potwierdzenie dostawy.

Kierowca robi zdjęcie w aplikacji albo wysyła je na WhatsApp. AI rozpoznaje dokument i numer zlecenia, sprawdza podpisy i uwagi odbiorcy, przypina skan do zlecenia i od razu wysyła klientowi potwierdzenie dostawy.

Faktury za fracht wystawia się raz w tygodniu, po zebraniu dokumentów. Dopłaty za postój, dodatkowe punkty czy korekty stawki łatwo pominąć, a każdy dzień opóźnienia wydłuża termin zapłaty.

Gdy zlecenie ma potwierdzoną dostawę, system przygotowuje fakturę z danymi z TMS, dolicza zgłoszone dopłaty i wysyła ją do KSeF w strukturze FA(3). Klient dostaje numer KSeF razem ze skanem CMR, a faktury odrzucone trafiają do alertu.

Spedycja dostaje dziesiątki faktur od podwykonawców. Ktoś musi sprawdzić, czy stawka zgadza się ze zleceniem, czy dopłaty były uzgodnione i czy przewoźnik dosłał dokumenty.

Faktury kosztowe są pobierane z KSeF i łączone ze zleceniem po numerze, NIP przewoźnika i trasie. Zgodne kwoty przechodzą do płatności, a różnice w stawce, brakujące CMR i nieuzgodnione dopłaty trafiają do spedytora.

Dyspozytor sprawdza pozycje aut w systemie telematycznym, dzwoni do kierowców i ręcznie informuje klientów o godzinie przyjazdu. O opóźnieniu klient często dowiaduje się ostatni.

Workflow pobiera pozycje GPS i porównuje przewidywany czas przyjazdu z oknem czasowym. Klient dostaje automatyczne powiadomienia o załadunku, wyjeździe i dostawie, a przy zagrożonym terminie dyspozytor i klient dostają alert z nową godziną.

Przewoźnika z giełdy transportowej sprawdza się w pośpiechu: licencja, polisa OCP, rachunek na białej liście. Wygasła polisa albo fałszywy przewoźnik wychodzą na jaw dopiero przy szkodzie.

Przy dodaniu przewoźnika system sprawdza NIP i rachunek na białej liście, VAT UE w VIES i dane w rejestrach, a z przesłanych dokumentów odczytuje daty ważności licencji i OCP. Przed wygaśnięciem polisy prosi przewoźnika o nową, a bez niej blokuje kolejne zlecenia.

Przy przewozie towarów wrażliwych, np. paliw, trzeba pilnować zgłoszenia w SENT, numeru referencyjnego i danych lokalizatora. Pomyłka w danych albo brak zgłoszenia przed wyjazdem grozi karą.

System rozpoznaje zlecenia z towarem objętym SENT, przygotowuje dane do zgłoszenia na podstawie zlecenia i pojazdu, a przed wyjazdem sprawdza, czy numer referencyjny jest przekazany kierowcy. Brak zgłoszenia blokuje wydanie zlecenia.

Przeglądy, ubezpieczenia, legalizacje tachografów, badania kierowców, karty kierowcy i kod 95 są zapisane w arkuszu. Wystarczy jeden przeoczony termin, żeby auto albo kierowca stanęli.

Wszystkie terminy są w jednym rejestrze. System przypomina z wyprzedzeniem kierowcy i kierownikowi floty, umawia serwis w wolnym oknie i nie pozwala przypisać do zlecenia pojazdu ani kierowcy z wygasłym dokumentem.

Przy przewozach międzynarodowych trzeba składać deklaracje delegowania w systemie IMI i pilnować, w jakich krajach i jak długo pracował każdy kierowca. Dane zbiera się ręcznie z planów tras i tachografów.

Na podstawie zaplanowanych tras system wskazuje, którzy kierowcy i w których krajach wymagają deklaracji, przygotowuje dane do systemu IMI i przypomina o nich przed wyjazdem. Po powrocie porównuje plan z danymi z tachografu.

Transakcje z kart paliwowych, opłaty drogowe i zaliczki kierowców przychodzą w osobnych zestawieniach. Rentowność konkretnej trasy albo klienta liczy się raz na kwartał w Excelu, jeśli w ogóle.

Koszty z kart paliwowych, systemów opłat drogowych i faktur z KSeF są przypisywane do pojazdu i zlecenia po dacie i lokalizacji. Co tydzień zarząd dostaje raport rentowności tras i klientów, z podświetlonymi zleceniami poniżej progu marży.

Zapytania ofertowe czekają w skrzynce, aż spedytor znajdzie chwilę, żeby policzyć kilometry, sprawdzić cennik i odpisać. Klient w tym czasie pyta trzy inne firmy.

AI wyciąga z zapytania trasę, termin, wymiary i wagę ładunku, liczy dystans i proponuje cenę według cennika i historii podobnych zleceń. Spedytor dostaje gotowy szkic oferty do wysłania jednym kliknięciem.

Dyspozytorzy spędzają dużą część dnia przy telefonie, odpowiadając klientom i odbiorcom na pytania o status, godzinę przyjazdu i dokumenty.

Voicebot na infolinii i chatbot na stronie lub WhatsAppie rozpoznają numer zlecenia, podają aktualny status i przewidywaną godzinę dostawy, a na prośbę wysyłają skan CMR. Nietypowe sprawy przekazują dyspozytorowi z podsumowaniem rozmowy.

Zgłoszenie szkody przychodzi mailem, zdjęcia osobno, a CMR z uwagami trzeba odszukać. Sprawa ciągnie się tygodniami, bo nikt nie pilnuje terminów wobec klienta, przewoźnika i ubezpieczyciela.

Klient zgłasza szkodę przez formularz ze zdjęciami. System zakłada sprawę przy zleceniu, dołącza CMR z uwagami odbiorcy i dane przewoźnika, powiadamia ubezpieczyciela i pilnuje kolejnych kroków aż do zamknięcia.