Automatyzacja biura rachunkowego po wejściu KSeF

Pracownik loguje się do KSeF osobno w kontekście każdego klienta, pobiera nowe faktury i importuje je do programu księgowego. Przy kilkudziesięciu klientach to codzienna, żmudna praca.

Workflow co noc łączy się z API KSeF na uprawnieniach nadanych biuru, pobiera nowe faktury każdego klienta, zapisuje XML i czytelny PDF w jego folderze i przekazuje dane do programu księgowego. Rano zespół widzi listę nowych dokumentów.

Każdą fakturę trzeba otworzyć, przypisać do kategorii kosztu, sprawdzić stawkę VAT i prawo do odliczenia. U tych samych kontrahentów te decyzje powtarzają się co miesiąc.

Model AI czyta pozycje faktury, porównuje je z historią klienta i proponuje konto, kategorię i sposób odliczenia VAT, np. 50% przy samochodzie osobowym. Nietypowe dokumenty oznacza do sprawdzenia. Księgowy zatwierdza albo poprawia propozycję, a poprawki zapisują się jako reguły dla klienta.

Paragony, faktury od zagranicznych dostawców, bilety i faktury wystawione poza KSeF klienci przysyłają mailem, jako zdjęcia albo przynoszą w segregatorze.

Klient wysyła zdjęcie lub PDF na dedykowany adres e-mail albo przez WhatsApp. AI odczytuje dane, rozpoznaje klienta i typ dokumentu, sprawdza, czy to nie duplikat faktury z KSeF, i dodaje dokument do kolejki księgowania.

Informacja o tym, którzy klienci nadali biuru uprawnienia w KSeF, jest w arkuszu albo w pamięci pracowników. O braku dostępu biuro dowiaduje się dopiero wtedy, gdy faktur nie da się pobrać.

Automatyzacja regularnie sprawdza w KSeF, którzy klienci nadali biuru uprawnienia i w jakim zakresie. Nowym klientom wysyła instrukcję nadania dostępu krok po kroku, pilnuje ważności certyfikatów i od razu informuje, gdy klient odbierze uprawnienie.

Klienci wystawiają faktury w sklepie internetowym, arkuszu albo prostym programie. Biuro wyjaśnia odrzucone faktury i pilnuje, żeby dokumenty wystawione w trybie offline trafiły do KSeF w terminie.

Integracja przesyła faktury z systemu sprzedaży klienta do KSeF w strukturze FA(3) i zapisuje numer KSeF oraz UPO. Gdy KSeF jest niedostępny, dokumenty czekają w kolejce i są wysyłane ponownie. Faktura odrzucona albo niewysłana na czas od razu trafia do alertu.

Od lutego 2026 r. każdy wpis w rejestrze VAT musi mieć numer KSeF albo oznaczenie OFF, BFK lub DI. Ręczne sprawdzenie, czy wszystkie faktury z KSeF zostały zaksięgowane, zajmuje dużo czasu, a urząd skarbowy widzi te same faktury co biuro.

Przed 25. dniem miesiąca workflow porównuje faktury w KSeF z rejestrem zakupów i sprzedaży każdego klienta. Raport pokazuje faktury pominięte, zaksięgowane dwa razy oraz wpisy bez numeru KSeF i bez oznaczenia, zanim JPK_V7 trafi do urzędu.

Przelewy z wyciągu dopasowuje się do faktur ręcznie, po kwocie i tytule. Najwięcej czasu zajmują płatności zbiorcze, częściowe i przelewy z niepełnym opisem.

Wyciągi trafiają do workflow z banku albo z pliku. System dopasowuje przelewy do faktur po numerze faktury lub numerze KSeF, NIP i kwocie, rozpoznaje płatności zbiorcze i podzieloną płatność. Nierozliczone pozycje trafiają na krótką listę do wyjaśnienia.

Kontrahentów sprawdza się w wykazie podatników VAT i w VIES wyrywkowo. Zapłata powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy może oznaczać, że wydatku nie da się zaliczyć do kosztów.

Każdy nowy kontrahent i każdy numer rachunku z faktury jest automatycznie sprawdzany na białej liście, a kontrahenci z UE w VIES. Wynik zapisuje się jako potwierdzenie z datą sprawdzenia, a niezgodności od razu trafiają do księgowego i klienta.

Pod koniec miesiąca księgowi dzwonią i piszą do klientów po wyciągi, umowy i paragony. Część klientów odpowiada dopiero po kolejnym przypomnieniu.

System wie, jakich dokumentów brakuje u każdego klienta, i sam wysyła przypomnienia e-mailem lub SMS-em z linkiem do przesłania plików. Jeśli klient nie odpowie, sprawa trafia do opiekuna razem z historią kontaktu.

Po zamknięciu miesiąca pracownik pisze do każdego klienta osobną wiadomość z kwotami VAT, PIT i ZUS, numerami rachunków i terminami płatności.

Kwoty z programu księgowego trafiają do gotowych wiadomości z numerami rachunków i terminami. Każdy klient dostaje jedną czytelną wiadomość, a biuro ma potwierdzenie wysyłki. Dzień przed terminem system przypomina o płatności.

Nowy klient to umowa, pełnomocnictwa, uprawnienia w KSeF i identyfikacja wymagana przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Dokumenty krążą mailem, a checklista jest w głowie pracownika.

Formularz zbiera dane klienta, a workflow pobiera informacje z KRS lub CEIDG i CRBR, przygotowuje umowę i listę pełnomocnictw, wysyła instrukcję nadania uprawnień w KSeF i tworzy szkic oceny ryzyka AML do akceptacji.

Klienci dzwonią z tymi samymi pytaniami: czy faktura dotarła, ile zapłacić i do kiedy. Nowi pracownicy dopytują o procedury biura.

Chatbot odpowiada klientom na podstawie danych z systemu biura, np. o statusie dokumentów i terminach płatności. Wewnętrzny asystent odpowiada zespołowi na podstawie procedur i notatek biura. Pytania, które wymagają opinii księgowego, trafiają do człowieka.

Ewidencję czasu pracy, nieobecności i zmiany w umowach klienci przysyłają mailem, SMS-em albo w arkuszach. Terminy badań lekarskich i szkoleń BHP są zapisane w osobnym pliku.

Klient zgłasza nieobecności i zmiany przez prosty formularz, dane trafiają do programu kadrowego, a paski płacowe wychodzą do pracowników automatycznie. System przypomina o kończących się badaniach, szkoleniach i umowach.