Automatyzacja dla importerów i eksporterów

Dostawca odsyła potwierdzenie z innymi ilościami, terminem albo ceną niż w zamówieniu. Kupiec zauważa to dopiero przy fakturze albo przy dostawie.

Każde potwierdzenie jest porównywane z zamówieniem zaraz po otrzymaniu. Zgodne aktualizują termin w ERP, a zmiany ilości, ceny czy daty trafiają do kupca z informacją, których zamówień klientów dotyczą.

Daty przypłynięcia sprawdza się ręcznie na stronach armatorów albo w mailach od spedytora. Handlowcy nie wiedzą, kiedy towar faktycznie będzie w magazynie.

Workflow pobiera aktualizacje od spedytora lub przewoźnika i zapisuje w ERP przewidywaną datę przyjęcia. Gdy kontener się opóźnia, kupiec i handlowcy dostają informację, których zamówień klientów to dotyczy.

Różnice między packing listą a tym, co przyjechało, zapisuje się na kartce. Reklamacja do dostawcy powstaje po tygodniach, bez zdjęć i dokumentów.

Magazyn przyjmuje towar ze skanerem albo tabletem, a system porównuje przyjęcie z packing listą i fakturą. Braki, nadwyżki i uszkodzenia ze zdjęciami tworzą reklamację do dostawcy, którą kupiec wysyła jednym kliknięciem.

Agencja celna prosi o fakturę, packing listę, konosament i świadectwo pochodzenia. Pracownik szuka plików w mailach, a braki wychodzą w dniu odprawy.

System zbiera dokumenty do każdej dostawy, sprawdza, czy są kompletne i czy dane w nich się zgadzają, np. ilości, wagi i wartości. Komplet trafia do agencji celnej z wyprzedzeniem, a braki od razu do dostawcy.

Kody taryfy celnej dla nowych towarów ustala się za każdym razem od nowa. Ten sam produkt bywa zgłaszany pod różnymi kodami.

Każdy towar w ERP ma przypisany kod CN, opis celny i kraj pochodzenia. Dla nowych pozycji AI proponuje kod na podstawie opisu i podobnych towarów, a propozycję zatwierdza specjalista albo agencja celna.

Import m.in. stali, aluminium, cementu czy nawozów wymaga danych o emisjach od dostawców. Zbiera się je mailami, w różnych formatach, a braki wychodzą przy raportowaniu.

System rozpoznaje dostawy objęte CBAM, wysyła dostawcom prośby o dane w ustalonym formacie, przypomina o brakach i przygotowuje zestawienie dla osoby odpowiedzialnej za raportowanie.

Faktura, packing lista, świadectwo pochodzenia i instrukcje dla spedytora przygotowuje się osobno, przepisując te same dane kilka razy.

Zamówienie eksportowe generuje komplet dokumentów z jednego źródła danych: faktury, packing listy, wniosku o świadectwo pochodzenia i zlecenia dla spedytora. Zmiana w zamówieniu aktualizuje wszystkie dokumenty.

Do zastosowania stawki 0% przy eksporcie potrzebne jest potwierdzenie wywozu, np. komunikat IE-599. Brakujące potwierdzenia wychodzą dopiero przy zamknięciu miesiąca.

Każda faktura eksportowa ma status potwierdzenia wywozu. System dopasowuje otrzymane komunikaty do faktur, przypomina agencji celnej o brakach i przed terminem rozliczenia VAT daje księgowości listę faktur bez potwierdzenia.

Zapytania po niemiecku, angielsku czy francusku czekają na osobę, która zna język i ma czas przygotować ofertę z ceną w walucie i warunkami dostawy.

AI tłumaczy i porządkuje zapytanie, sprawdza dostępność i cenniki eksportowe i przygotowuje szkic oferty w języku klienta z ceną w walucie i warunkami Incoterms. Handlowiec zatwierdza i wysyła.

Faktury od polskich kontrahentów są w KSeF, od zagranicznych dostawców przychodzą mailem. Faktury eksportowe trzeba wystawić w KSeF i dostarczyć klientowi za granicą w uzgodniony sposób.

Faktury krajowe są pobierane z KSeF, zagraniczne odczytywane z maili i oznaczane do rejestru VAT. Faktury sprzedażowe, także dla odbiorców zagranicznych, są wysyłane do KSeF, a klient dostaje je w uzgodniony sposób z kodem weryfikacyjnym.

Kurs do przeliczenia faktury, zapłaty i odprawy sprawdza się ręcznie dla każdego dokumentu. Różnice kursowe liczy się w arkuszu na koniec miesiąca.

System pobiera kursy NBP i stosuje właściwy kurs do każdej faktury, zapłaty i dokumentu celnego. Po zapłacie wylicza różnicę kursową i przygotowuje zestawienie dla księgowości.

Fracht, cło, ubezpieczenie, agencja celna i transport krajowy przychodzą na osobnych fakturach. Rzeczywisty koszt zakupu towaru liczy się rzadko albo szacunkowo.

Koszty dostawy są przypisywane do kontenera i rozkładane na towary według wartości, wagi albo objętości. ERP dostaje rzeczywisty koszt zakupu każdej pozycji, a handlowcy widzą prawdziwą marżę.