Automatyzacja serwisu i utrzymania urządzeń

Terminy przeglądów z umów i przepisów, np. kontroli szczelności instalacji z czynnikiem chłodniczym, są zapisane w arkuszu. Klientowi przypomina się o nich telefonicznie albo wcale.

System wylicza terminy z umów i wymagań dla każdego urządzenia, z wyprzedzeniem proponuje klientowi termin wizyty i tworzy zlecenia. Gdy klient nie odpowie, sprawa trafia do dyspozytora.

Dyspozytor układa plan dnia w głowie: kto ma uprawnienia do danego urządzenia, kto jest najbliżej, kto ma części w aucie. Każda pilna awaria rozsypuje plan.

System proponuje technika na podstawie uprawnień, lokalizacji, obłożenia i części w aucie serwisowym, a przy pilnym zgłoszeniu przelicza plan dnia. Dyspozytor zatwierdza zmiany jednym kliknięciem.

Klienci mają różne czasy reakcji w umowach. O przekroczeniu terminu dyspozytor dowiaduje się, gdy klient dzwoni z reklamacją.

Każde zgłoszenie ma licznik czasu wynikający z umowy. Zbliżające się przekroczenie wywołuje alert dla dyspozytora i kierownika, a co miesiąc powstaje raport dotrzymania terminów dla każdego klienta.

Technik wypełnia papierowy protokół albo pisze notatki, które ktoś w biurze przepisuje. Klient dostaje dokument po kilku dniach, a zdjęcia giną w galerii telefonu.

Technik nagrywa krótką notatkę głosową i robi zdjęcia. AI przygotowuje protokół z opisem prac, użytymi częściami i odczytami, klient podpisuje go na ekranie i od razu dostaje PDF.

Nikt nie wie dokładnie, jakie części są w którym aucie. Technik jedzie do klienta, a potem wraca po brakującą część.

Części użyte w protokole są zdejmowane ze stanu auta. System rezerwuje części potrzebne do jutrzejszych zleceń, podpowiada, co zabrać z magazynu, i przygotowuje zamówienie, gdy stan spada poniżej minimum.

Przy nietypowym urządzeniu technik szuka instrukcji w internecie albo dzwoni do bardziej doświadczonego kolegi.

Technik pyta asystenta w telefonie o kod błędu, schemat czy procedurę. Asystent odpowiada na podstawie dokumentacji producentów i historii napraw w firmie i wskazuje źródło w dokumentacji.

Klienci dzwonią, żeby zapytać, czy zgłoszenie dotarło i kiedy przyjedzie technik. Dyspozytor odbiera telefony zamiast planować pracę.

Klient dostaje automatyczne wiadomości: zgłoszenie przyjęte, termin wizyty, technik w drodze, naprawa zakończona z protokołem. Na pytania o status odpowiada chatbot albo voicebot.

Gdy naprawa wykracza poza umowę, technik dzwoni do biura, biuro liczy koszt i wysyła ofertę po kilku dniach. Urządzenie w tym czasie stoi.

Z diagnozy technika system przygotowuje ofertę według cennika robocizny i części. Klient akceptuje ją online, a akceptacja od razu tworzy zlecenie i zamówienie części.

Umowy wygasają bez rozmowy z klientem. Handlowiec nie ma pod ręką historii: ile było zgłoszeń, co naprawiano, jaki był czas reakcji.

Przed końcem umowy handlowiec dostaje przypomnienie z podsumowaniem obsługi klienta i propozycją warunków odnowienia. Klient dostaje raport z przeglądów i napraw razem z ofertą.

Faktury za naprawy wystawia się na podstawie protokołów raz w tygodniu. Dojazd, dodatkowe godziny i części łatwo pominąć.

Zamknięcie zlecenia tworzy fakturę z robocizną, częściami i dojazdem z protokołu i wysyła ją do KSeF w strukturze FA(3). Klienci z umową dostają zbiorczą fakturę miesięczną z listą zleceń.

Nie wiadomo, które umowy serwisowe zarabiają, a które kosztują więcej, niż przynoszą. Dane są rozrzucone po protokołach i fakturach.

System sumuje godziny techników, części i dojazdy dla każdej umowy i porównuje je z opłatą. Co kwartał zarząd dostaje listę umów poniżej progu rentowności przed rozmową o odnowieniu.

Te same urządzenia psują się co kilka miesięcy, ale nikt tego nie zestawia. Wymianę proponuje się dopiero po poważnej awarii.

System wyszukuje urządzenia z powtarzającymi się usterkami, a gdy urządzenia lub systemy BMS udostępniają odczyty, wychwytuje nietypowe wartości przed awarią. Technik i klient dostają propozycję przeglądu albo wymiany.