Automatyzacja firmy szkoleniowej B2B

Klient przegląda katalog, a potem pisze maila z pytaniem, które szkolenie wybrać. Odpowiedź przychodzi następnego dnia albo po kilku dniach.

Asystent na stronie dopytuje o cel, grupę i poziom, proponuje szkolenia z katalogu i zbiera dane do oferty. Koordynator dostaje uporządkowane zapytanie gotowe do wyceny.

Trener dostaje od klienta ogólny opis grupy. Ankieta wśród uczestników wymaga osobnego formularza, przypomnień i ręcznego podsumowania.

Uczestnicy dostają krótką ankietę przed szkoleniem, system przypomina osobom, które jej nie wypełniły, a AI podsumowuje odpowiedzi dla trenera: poziom grupy, oczekiwania i przykłady z pracy.

Zapisy przychodzą mailem i przez formularz, płatności trzeba sprawdzać ręcznie. Decyzję, czy szkolenie się odbędzie, podejmuje się w ostatniej chwili.

Zapisy, płatności i lista rezerwowa są w jednym miejscu. Na ustalony czas przed terminem system sprawdza, czy jest minimalna liczba osób, i przygotowuje dla koordynatora decyzję oraz wiadomości do uczestników.

Koordynator pisze do kilku trenerów z pytaniem o termin i czeka na odpowiedzi. Kalendarze trenerów współpracujących są poza systemem firmy.

Trenerzy zaznaczają dostępność w jednym kalendarzu, a system przy zapytaniu wskazuje osoby z kompetencjami, wolnym terminem i dobrymi ocenami z podobnych szkoleń. Trener potwierdza rezerwację jednym kliknięciem.

Rezerwacja sali, cateringu, sprzętu i linku do spotkania to osobne maile. Zmiana terminu oznacza powtórzenie wszystkiego od nowa.

Po akceptacji terminu system rezerwuje salę i catering według ustalonej liczby osób albo tworzy spotkanie na platformie. Zmiana terminu lub liczby uczestników aktualizuje wszystkie rezerwacje i powiadomienia.

Materiały wysyła się uczestnikom ręcznie, czasem w starej wersji. Wydruki zamawia się na ostatnią chwilę.

Każdy program ma aktualną wersję materiałów. Uczestnicy dostają je automatycznie przed szkoleniem albo po nim, a przy szkoleniu stacjonarnym system zamawia wydruki z odpowiednim wyprzedzeniem.

Dział HR przysyła listę uczestników w Excelu, a potem kolejne zmiany w mailach. Uczestnicy nie dostają przypomnień i zapominają o terminie.

Uczestnicy rejestrują się przez formularz albo są importowani z listy klienta. Dostają zaproszenie, przypomnienia i informacje organizacyjne, a klient widzi aktualną listę i może ją zmieniać do ustalonego terminu.

Ankiety papierowe przepisuje się do arkusza, a raport dla klienta powstaje po kilku tygodniach, jeśli w ogóle.

Uczestnicy wypełniają ankietę w telefonie na koniec szkolenia. System liczy oceny, AI podsumowuje komentarze, a klient dostaje raport z wynikami i rekomendacjami trenera.

Zaświadczenia przygotowuje się w edytorze tekstu, przepisując imiona z listy obecności. Pomyłki w nazwiskach wymagają poprawek i ponownej wysyłki.

Zaświadczenia powstają automatycznie dla osób obecnych według listy obecności, z numerem z rejestru i danymi szkolenia. Uczestnicy dostają je mailem, a klient komplet w jednym pliku.

Faktury wystawia się na koniec miesiąca, po zebraniu list obecności. Przy kilku grupach dla jednego klienta łatwo o pomyłkę w liczbie osób.

Po zakończeniu szkolenia system wystawia fakturę na podstawie oferty i listy obecności, z właściwą stawką VAT albo zwolnieniem, np. przy finansowaniu ze środków publicznych. Faktura trafia do KSeF i do klienta razem z dokumentami.

Szkolenia dofinansowane wymagają dodatkowych dokumentów i terminów. Brak jednego podpisu na liście obecności albo ankiety może opóźnić rozliczenie klienta.

Dla szkoleń z dofinansowaniem system prowadzi listę wymaganych dokumentów i terminów, przypomina uczestnikom o ankietach i sprawdza kompletność list obecności. Klient dostaje komplet dokumentów do rozliczenia.

Honoraria trenerów, koszty sal i cateringu liczy się osobno. Nie wiadomo, które szkolenia i którzy klienci przynoszą największą marżę.

Po szkoleniu trener dostaje rozliczenie do faktury, a koszty są przypisywane do szkolenia. Co miesiąc zarząd widzi marżę każdego szkolenia, programu i klienta.