Automatyzacja wycen i zleceń w produkcji na zamówienie

Klient pyta o 500 sztuk, ale chętnie zamówiłby 1000, gdyby znał cenę. Przygotowanie kilku wariantów oznacza kilka osobnych kalkulacji.

Kalkulator liczy od razu kilka progów ilościowych i wariantów materiałowych, np. inną płytę, grubość blachy albo rodzaj tektury. Klient dostaje jedną ofertę z porównaniem, a handlowiec widzi marżę każdego wariantu.

Oferty wysyła się i czeka. Nikt nie wraca do klienta po tygodniu, a powód utraconego zamówienia pozostaje nieznany.

Kilka dni po wysłaniu oferty handlowiec dostaje przypomnienie albo klient krótką wiadomość z pytaniem o decyzję. Przegrane oferty są oznaczane z powodem, np. ceną albo terminem, co pokazuje, gdzie tracisz zamówienia.

Po akceptacji oferty ktoś przepisuje dane do ERP, zakłada zlecenie, dołącza rysunek i ustala marszrutę. Każde przepisanie to ryzyko błędu w wymiarach albo ilości.

Akceptacja oferty tworzy zlecenie w ERP z parametrami, listą materiałów, operacjami z kalkulacji i dołączonym rysunkiem. Technolog sprawdza i zwalnia zlecenie do produkcji.

Termin w ofercie podaje się „z głowy”. Gdy hala jest obłożona, termin się przesuwa, a klient dowiaduje się o tym w ostatniej chwili.

Przy kalkulacji system sprawdza obłożenie maszyn i stanowisk potrzebnych do zlecenia oraz czas dostawy materiału i proponuje realny termin. Handlowiec widzi, które zlecenia blokują szybszą realizację.

Zapotrzebowanie na płyty, blachy, tekturę czy granulat liczy się ręcznie z kilku zleceń. Materiał zamawia się za późno albo z zapasem, który zalega.

Lista materiałów z każdego zlecenia jest porównywana ze stanem i zamówieniami w drodze. System przygotowuje szkic zamówienia do dostawcy z terminem wynikającym z planu produkcji.

Klienci dzwonią z pytaniem, na jakim etapie jest zamówienie. Handlowiec idzie na halę albo dzwoni do kierownika zmiany.

Operatorzy potwierdzają zakończenie operacji na tablecie albo skanując kod ze zlecenia. Status aktualizuje się sam, a klient dostaje informację o rozpoczęciu produkcji, gotowości do wysyłki i ewentualnym opóźnieniu.

Listy formatek, cięcia czy etykiety na produkt przygotowuje się ręcznie na podstawie zamówienia. Pomyłka w jednym wymiarze wychodzi dopiero na montażu.

Dane ze zlecenia generują listy cięcia, etykiety z kodem zlecenia i instrukcje pakowania w formacie potrzebnym na stanowisku. Zmiana w zamówieniu automatycznie aktualizuje dokumenty.

Klient wymaga atestu materiałowego, deklaracji zgodności albo dokumentacji do kontaktu z żywnością. Pracownik szuka plików od dostawcy i kompletuje je ręcznie.

Dokumenty od dostawców są przypisane do partii materiału, a ta do zlecenia. Przy wysyłce system kompletuje wymagane atesty i deklaracje i wysyła je klientowi razem z dokumentem dostawy.

Reklamacja przychodzi mailem ze zdjęciami. Ustalenie, z którego zlecenia, partii materiału i zmiany pochodzi wyrób, zajmuje dużo czasu.

Klient zgłasza reklamację przez formularz. System łączy ją ze zleceniem, partią materiału i operacjami, zakłada sprawę dla działu jakości i pilnuje terminów odpowiedzi.

Przy produkcji na zamówienie często pobiera się zaliczkę. Faktury zaliczkowe, końcowe i rozliczenie zaliczek wystawia się ręcznie i łatwo o pomyłkę.

Po akceptacji oferty system wystawia fakturę zaliczkową, a po wysyłce fakturę końcową z rozliczeniem zaliczki. Obie trafiają do KSeF w strukturze FA(3) i do klienta, a płatności są łączone z zamówieniem.

Ceny płyt, stali czy granulatu zmieniają się co miesiąc, a kalkulator korzysta z cennika sprzed kwartału. Oferty wychodzą z marżą niższą, niż się wydaje.

Faktury zakupowe pobierane z KSeF aktualizują ceny materiałów w kalkulatorze. Gdy cena materiału rośnie powyżej ustalonego progu, handlowcy dostają informację, a otwarte oferty z tym materiałem są oznaczane.

Po realizacji nikt nie sprawdza, czy zlecenie zarobiło tyle, ile zakładała oferta. Te same błędy w wycenie powtarzają się przy kolejnych zamówieniach.

Po zamknięciu zlecenia system porównuje zużycie materiału i czasy operacji z kalkulacją. Co miesiąc technolog dostaje listę produktów i operacji z największymi różnicami, żeby poprawić reguły wyceny.