Automatyzacja zarządzania nieruchomościami

Prawo budowlane wymaga przeglądów m.in. raz w roku, np. instalacji gazowych i przewodów kominowych, oraz co pięć lat, np. instalacji elektrycznej, a w dużych budynkach także dwa razy w roku. Terminy dla kilkudziesięciu budynków są w arkuszu.

System wylicza terminy dla każdego budynku, z wyprzedzeniem zleca przegląd wykonawcy, informuje mieszkańców o wizycie i zapisuje protokół w dokumentacji obiektu. Zalecenia z protokołu stają się osobnymi zadaniami z terminem.

Windy, bramy garażowe, systemy przeciwpożarowe i węzły cieplne mają osobne umowy i terminy konserwacji. Wygaśnięcie umowy zauważa się, gdy urządzenie przestaje działać.

Wszystkie umowy i urządzenia są w jednym rejestrze. System przypomina o konserwacjach i badaniach, sprawdza, czy wykonawca dosłał protokół, i przed końcem umowy przygotowuje zestawienie do rozmowy o przedłużeniu.

Protokoły, zdjęcia napraw, gwarancje i wpisy do książki obiektu budowlanego są rozrzucone po mailach i segregatorach. Przy kontroli albo zmianie zarządcy trudno je zebrać.

Każda zamknięta sprawa, protokół i faktura trafiają automatycznie do teczki budynku, uporządkowane według instalacji i dat. Zarządca widzi historię każdego elementu budynku i terminy gwarancji.

Informacje o wyłączeniu wody, pracach na klatce czy przeglądzie wiesza się na tablicy ogłoszeń albo wysyła do całej wspólnoty, także do osób, których nie dotyczą.

Komunikat trafia tylko do mieszkańców danego budynku albo klatki, mailem, SMS-em lub w aplikacji. Przy pracach wymagających dostępu do lokali mieszkańcy wybierają dogodny termin z listy.

Biuro zarządcy odbiera te same pytania: jakie jest saldo, ile wynosi zaliczka, kiedy przegląd, co z moim zgłoszeniem.

Chatbot na stronie, w aplikacji albo WhatsAppie odpowiada na podstawie danych z systemu, np. o saldzie lokalu, statusie zgłoszenia i regulaminie. Przy sprawach wymagających decyzji przekazuje rozmowę zarządcy z podsumowaniem.

Terminy końca umów najmu, waloryzacji czynszu i rozliczenia kaucji są zapisane w arkuszu. Protokół przekazania lokalu robi się na papierze, bez zdjęć.

System przypomina o końcu umów i terminach waloryzacji, wylicza nowy czynsz według zapisów umowy i przygotowuje aneks. Protokół przekazania powstaje w telefonie ze zdjęciami i stanami liczników i trafia do najemcy i właściciela.

Przygotowanie rocznego zebrania, zbieranie głosów w trybie indywidualnym i liczenie ich według udziałów zajmuje zarządcy tygodnie. Łatwo o pomyłkę w wyniku.

System przygotowuje zawiadomienia i projekty uchwał, rozsyła je właścicielom, zbiera głosy i liczy je według udziałów w nieruchomości wspólnej. Zarząd wspólnoty na bieżąco widzi wynik i brakujące głosy.

Przy remoncie dachu czy elewacji zarządca zbiera oferty mailem i przepisuje je do tabeli. Każda oferta ma inny zakres i układ.

AI odczytuje oferty, porównuje zakres, cenę, termin i gwarancję w jednej tabeli i oznacza różnice w zakresie prac. Zarząd wspólnoty dostaje czytelne zestawienie do decyzji.

Pisma od urzędów, mieszkańców i dostawców trafiają do jednej skrzynki. Terminy odpowiedzi łatwo przeoczyć.

AI rozpoznaje nadawcę, budynek i temat pisma, wyznacza termin odpowiedzi i przygotowuje jej szkic na podstawie dokumentacji. Zarządca poprawia i wysyła, a system pilnuje terminu.

Faktury przychodzą do różnych skrzynek. Ktoś musi ustalić, którego budynku dotyczą, czy praca była zlecona i kto ją zatwierdza.

Faktury są pobierane z KSeF, przypisywane do budynku i kategorii kosztu i łączone ze zleceniem. Faktura bez zlecenia albo z kwotą wyższą niż w zleceniu trafia do zarządcy, a zgodne idą do akceptacji zarządu wspólnoty.

Wpłaty mieszkańców dopasowuje się do lokali ręcznie, zwłaszcza gdy ktoś wpłaci z innego konta albo z niepełnym tytułem. Przypomnienia o zaległościach wysyła się nieregularnie.

Wpłaty są przypisywane do lokali po indywidualnym numerze rachunku, tytule i kwocie. Mieszkańcy z zaległością dostają przypomnienie z saldem, a po przekroczeniu ustalonego progu sprawa trafia do zarządcy.

Odczyty wodomierzy i podzielników zbiera się z kilku źródeł, a rozliczenie przygotowuje w arkuszu. Nietypowe zużycie, np. wyciek, wychodzi dopiero przy rozliczeniu rocznym.

Odczyty są pobierane automatycznie, porównywane z fakturami dostawców i historią lokalu. System przygotowuje rozliczenia dla mieszkańców i od razu oznacza lokale z nietypowo wysokim zużyciem.